Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken. Dit wil zeggen de persoonsgegevens waarvoor wij het doel en de middelen voor de verwerking vaststellen.

Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten in relatie tot onze producten en – diensten, alsook op de verwerking van persoonsgegevens van klanten van de met Bidfood Belgium NV verbonden vennootschappen.

Dit privacybeleid is verder ook van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan onze kantoren of winkelpunten, websites, gebruik maakt van onze webshop, meedoet aan een tevredenheidsonderzoek, actie of event of op enige andere wijze gebruik maakt van onze producten en diensten. Ook de persoonsgegevens van ex-klanten en prospecten worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacybeleid.

 b) Wat betekent verwerken en wie is verantwoordelijk?

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Over welke gegevens het dan precies gaat, lees je in punt 1 van dit privacybeleid. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere – al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procédés – het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

Bidfood Belgium NV, met maatschappelijke zetel te Avenue Deli XL 1, 6530 Thuin en ingeschreven in de kruispuntbank ondernemingen onder nummer 472.877.770 (hierna “Bidfood”) is de verwerkingsverantwoordelijke in deze privacy policy. Alle Belgische Bidfood entiteiten – bestaande uit Bidfood SA,  Bidfood Flanders NV, Bidfood De Clercq NV, Bidfood Horeca Service en Bidfood Makady SA die ten opzichte van elkaar niet als derden worden beschouwd – verwerken uw persoonsgegevens allen in lijn met deze privacy policy.

 c) Uw verantwoordelijkheden ten aanzien van diensten van derden

Onze websites gebruiken social plugins van Facebook en LinkedIn die u de mogelijkheid bieden om inhoud van onze website te delen. Voor een overzicht van de informatie die middels deze plugins wordt verzameld, verwijzen we naar de privacy policy van de genoemde partijen.

1. Welke persoonsgegevens worden er verzameld?

 a) De gegevens die u met ons deelt

 We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit kan telefonisch (bijvoorbeeld contact met de klantendienst), schriftelijk (bijvoorbeeld door je via de website in te schrijven op onze nieuwsbrieven, je online solliciteert of andere formulieren op onze website invult, je een e-mail stuurt, het aanmaken van een account voor MyBidfood, etc.) of mondeling (bijvoorbeeld wanneer je een bezoek brengt aan onze kantoren of winkelpunten).

Welke persoonsgegevens wij specifiek verzamelen hangt af van de activiteit waarmee deze gepaard gaan. Het kan gaan om uw emailadres, naamgegevens, adres of elke andere persoonsgegevens die u vrijwillig meedeelt. Verder in deze privacy policy wordt er verduidelijkt welke gegevens wij specifiek van u verzamelen.

 b) De gegevens die u onze systemen verzamelen 

Wij wijzen je persoonsgegevens toe voor het gebruik van onze producten en diensten (bijvoorbeeld een e-mailadres, een IP-adres, een telefoonnummer, klantennummer, logincode(s) en wachtwoorden). Daarnaast registreren onze systemen ook persoonsgegevens die worden gegenereerd tijdens jouw gebruik van onze websites (bijvoorbeeld IP-adres, het type en de taal van uw browser, de toepasselijke software, locatiegegevens, de tijd van uw websitebezoek, etc.) en het klantenportaal MyBidfood. Voor meer informatie verwijzen we naar onze Cookie policy.

 c) De persoonsgegevens die we van derde partijen verkrijgen

 Bidfood kan in het kader van het dienstverleningsproces naar klanten gegevens verkrijgen van derde partijen (bijvoorbeeld partners waar we mee samenwerken in het kader van specifieke promoacties) om onze service nog beter af te stemmen op je behoeften. In dit geval laten wij jou steeds weten dat wij jouw gegevens via dergelijke bedrijven hebben verkregen en geven we jou steeds de mogelijkheid om aan te geven of u al dan niet nog wenst gecontacteerd te worden.

 d) Categorieën

 Afhankelijk van de aard van de diensten die we u aanbieden, de wettelijke verplichtingen die we dienen te volgen, onze gerechtvaardigde belangen of de toestemming die u ons gegeven hebt, kunnen we verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden, verwerken:

•  Gebruiksgegevens: persoonsgegevens die ons toelaten contact met je op te nemen (bijvoorbeeld je adres, je e-mailadres en je telefoonnummer) de persoonsgegevens die je persoonlijke kenmerken aanduiden (bijvoorbeeld je leeftijd en je geslacht) dan wel je consumptiegewoonten of je facturatie- en betalingsgegevens (met inbegrip van de gegevens in verband met je kredietwaardigheid) betreffen en alle andere voorkeuren die je kenbaar maakt via MyBidfood, onze klantendienst, etc.
• Technische gegevens: persoonsgegevens die ons in staat stellen om onze elektronische communicatie vlot te laten verlopen (bijvoorbeeld welke softwareversie u gebruikt, IP-adres, …)
• Locatiegegevens: met deze gegevens kunnen we uw locatie vaststellen. We kunnen je anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om statistieken op te stellen en onze huidige diensten te evalueren en aan te passen aan eventuele ontwikkelingen

2. Gebruik van de persoonsgegevens?

 a) Algemeen

 We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

• In het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van overeenkomsten;
• Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en/of
• Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy.

Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan vragen wij steeds toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.

 b) De concrete verwerkingsactiviteiten van Bidfood

Bidfood gebruikt uw persoonsgegevens voor volgende activiteiten:

•  Om je aanvraag voor onze producten en diensten in behandeling nemen.

Als je onze websites bezoekt en/of contact hebt met onze medewerkers om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer je je bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan hebben wij in ieder geval je naam, e-mailadres en adresgegevens nodig. Alle informatie die wij in deze precontractuele fase over jou ontvangen, gebruiken we om jou van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze die jij aangeeft. Ook wanneer je uiteindelijk beslist om met ons een overeenkomst te sluiten, zullen wij jou, voor het beheer van deze contractuele relatie, om een aantal persoonsgegevens vragen zoals bijvoorbeeld je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en betaalwijze.

Indien je klant bent bij ons krijg je de mogelijkheid je in te loggen op ons klantenportaal MyBidfood en bestellingen te plaatsen. Ten behoeve van het verwerken en het leveren van je bestelling is het verwerken van je naam, adres, e-mailadres en betaalwijze noodzakelijk.

• Om je te informeren over onze producten en diensten

Bij inschrijving voor onze nieuwsbrief ontvangen wij van jou je naam, e-mailadres en geslacht.

Wanneer je toestemming hebt gegeven om de nieuwsbrief of -brieven van uw keuze te ontvangen, gebruiken wij je persoonsgegevens meerdere keren per maand om je te informeren over bestaande en nieuwe producten.

•  Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen

In heel wat gevallen (bijvoorbeeld algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen) zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties.

•  Om onze prestaties op te volgen.

 Wij kunnen je gegevens gebruiken om onze producten en diensten te evalueren. Dit doen we onder meer aan de hand van feedback van klanten over onze diensten, vragen van klanten, het opnemen van de gesprekken van onze klantendienst (dit wordt vermeld aan het begin van het gesprek).

•   Om ieders veiligheid te garanderen

In en rond onze gebouwen zal je gefilmd worden door onze bewakingscamera’s. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer kunnen worden te voorkomen. U wordt attent gemaakt op de aanwezigheid van camera’s door de wettelijk vereiste informatieborden.

•  Om fraude en inbreuken te bestrijden

Wanneer je klant wordt bij Bidfood kunnen we je identificatiegegevens (bijvoorbeeld voorzijde identiteitsbewijs) vragen, zodat we kunnen vaststellen wie je bent en identiteitsdiefstal kunnen vermijden. Afhankelijk van de producten en/of diensten waar je voor kiest, zullen wij ook je kredietwaardigheid toetsen en informatie opvragen bij interne en externe databanken.

• Om statistieken bij te houden voor optimalisatie van onze dienstverlening.

 Op onze website worden door zgn. targeting-technologieën van verschillende aanbieders gegevens over het surfgedrag van de websitebezoeker in geanonimiseerde vorm verzameld en in “cookie”-tekstbestanden op je computer opgeslagen. Wij kunnen je anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om onze huidige producten- en dienstenportfolio en processen te evalueren. Voor meer informatie verwijzen we naar onze Cookie policy.

Wij kunnen voor onze statistieken zien of nieuwsbrieven worden geopend en op welke advertenties uit de nieuwsbrief wordt geklikt.

 c) Opt-out voor direct marketing

Als je je hebt ingeschreven voor het ontvangen van de nieuwsbrief, is afmelding hiervoor op ieder moment mogelijk. Afmelden is mogelijk middels de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief of via de vermeldingspagina.

 d) Hoe lang houden we uw gegevens bij?

 We mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Zo worden je gesprekken met de klantendienst nooit langer dan 1 maand bijgehouden en worden statistieken met betrekking tot nieuwsbrieven na 1 jaar verwijderd. Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om je facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens (met name je contract, facturen en correspondentie in verband met klachten daaromtrent) als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van je contract.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden uw persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

Bepaalde gegevens van voormalige klanten kunnen gedurende een periode van 2 jaar na beëindiging van het contract worden gebruikt om de voormalige klant te herkennen.

3. Doorgifte van de gegevens

 a) Datatransfers

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen zonder jouw toestemming en we geven ze niet door aan derden tenzij:

• Aan andere entiteiten binnen Bidfood voor dezelfde doeleinden als vermeld in deze policy
•  Dit nodig is voor onze dienstverlening Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken we met derde partijen die ons bijstaan. De doorgifte van je gegevens is beperkt tot die gegevens die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak in onze opdracht. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en wij voorzien daarvoor adequate contractuele waarborgen.
• Er een wettelijke verplichting is
• Er een gerechtvaardigd belang is voor Bidfood of de betrokken derde We zullen je persoonsgegevens enkel doorgeven indien je belang of je fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen en je zal daar ook steeds transparant over worden ingelicht (behoudens in geval van de wettelijke uitzonderingen). Zo kunnen je gepseudonimiseerde persoonsgegevens bijvoorbeeld worden doorgegeven aan partners waar we mee samenwerken in het kader van een specifieke promoactie.

 b) Internationale verwerking van je persoonsgegevens

 Voor zover persoonsgegevens (naar aanleiding van een hierboven beschreven datatransfer) buiten de Europese Unie worden verwerkt, zorgen wij er via contractuele of andere maatregelen voor dat die gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de Europese unie zouden genieten, conform de Europese regelgeving.

Internationale gegevensoverdrachten in het kader van ons BidOne partnership vinden plaats op  basis van een zgn. adequaatheidsbesluit, in kwestie een passend beschermingsniveau waarborgend.

Om onze nieuwsbrieven te versturen maken wij gebruik van een internationaal platform van een externe partij. De gegevens die nodig zijn om deze brieven te versturen, worden ook opgeslagen op dit platform. Bidfood heeft over de omgang van jouw gegevens afspraken gemaakt met deze partij.

4. Wat zijn jouw rechten en hoe kan je deze uitoefenen?

 Indien je op ieder ogenblik je privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve ons te contacteren op privacy@bidfood.be. Om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dienen we uw identiteit na te gaan. Indien er twijfel of onduidelijkheid is,  kunnen we je bijkomende identificatiegegevens (bijvoorbeeld voorzijde identiteitsbewijs) vragen . Alle uitoefening van onderstaande rechten zullen door ons behandeld worden conform de wettelijke vereisten.

 a) Recht van inzage

 Je kan ons op ieder ogenblik vragen of wij al dan niet persoonsgegevens van jou verwerken, en als wij ze verwerken, om die gegevens in te zien en informatie te ontvangen over:

• De verwerkingsdoeleinden;
• De betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• De ontvangers of categorieën van ontvangers;
• Indien mogelijk de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
• Het bestaan van je privacy-rechten en het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
• De bron van de verwerkte gegevens;
• Bij doorgifte buiten de EU: de passende waarborgen
• Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens in begrijpelijke vorm, Bidfood kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt.

b) Het recht op rectificatie van jouw persoonsgegevens

 Je bent gerechtigd alle onjuiste persoonsgegevens die op jou betrekking hebben kosteloos te doen verbeteren, alsook alle onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen. Om je gegevens up-to-date te houden vragen we je dan ook om ons elke wijziging te melden.

 c) Het recht om vergeten te worden

 Je hebt het recht, om zonder redelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

• wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt door Bidfood;
• wanneer je je toestemming intrekt en er geen andere grondslag is voor de verwerking;
• wanneer je bezwaar maakt tegen verwerking van je persoonsgegevens en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking;
• wanneer je persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
• wanneer je persoonsgegevens moeten gewist worden om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

 d) Het recht op beperking van de verwerking

 Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

• je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Bidfood in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
• de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;
• Bidfood heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;
• zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken;

 e) Het recht op dataportabiliteit

 Je hebt het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en je hebt het recht die gegevens aan een andere onderneming over te dragen, of Bidfood te vragen deze gegevens rechtstreeks aan een andere onderneming over te dragen. In dat laatste geval sta je zelf in voor de juistheid van de gegevens en de veiligheid van het (e-mail) adres dat je voor overdracht opgeeft aan Bidfood.

Overdraagbaarheid van persoonsgegevens is enkel van toepassing op persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt, gebaseerd op toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst.

 f) Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

 Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Bidfood.

Bidfood zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij Bidfood kan aantonen dat er dwingende en legitieme gronden voorhanden zijn die zwaarder wegen dan die van jou of wanneer de verwerking van je persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van  een rechtsvordering.

Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heb je te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor dergelijke marketing. Wanneer je bezwaar maakt tegen verwerking ten behoeve van direct marketing, worden je persoonsgegevens niet meer voor deze doeleinden verwerkt.

 g) Het recht om toestemming in te trekken

Je bent gerechtigd om je toestemming te allen tijde in te trekken, evenwel zonder dat dit afbreuk kan doen aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming die vóór intrekking werd gegeven.

5. Hoe beschermen we uw gegevens?

 We verzekeren u gepaste technologische en organisatorische controlemaatregelen in functie te stellen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging, etc.

Onze medewerkers worden intern opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke informatie. Bidfood beschikt ook over een interne IT-afdeling die met haar gespecialiseerd team instaat voor de veiligheid van onze IT-infrastructuur. Zij maken gebruik van allerlei technische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Bovendien hebben wij een audit uitgevoerd op de door ons getroffen beveiligingsmaatregelen. Moest er zich een gegevenslek voordoen met ongunstige gevolgen voor jouw persoonsgegevens, dan wordt je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot jouw persoonsgegevens is beperkt en onze werknemers worden zorgvuldig geselecteerd. Er wordt hen enkel toegang verleend tot jouw persoonsgegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

De beveiligingsmaatregelen die wij doorvoeren zijn ook van toepassing op onze contractpartijen en verwerkers die optreden in onze naam.

 6. Hoe kan ik Bidfood contacteren?

Voor meer informatie over dit privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met Bidfood via privacy@bidfood.be.

 7. Contact met de toezichthoudende autoriteit

Indien u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken en uw klachten kenbaar gemaakt via privacy@bidfood.be niet kunnen worden opgelost, kan je je altijd wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32(0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

8.  Update van aanpassingen

 Deze privacy policy kan altijd aangepast worden. Daarom is het raadzaam altijd de laatste versie te raadplegen op onze website. Bidfood zal u voorafgaandelijk op de hoogte brengen via de website of andere communicatiekanalen van wijzigingen in de inhoud van deze policy.

Versie juni 2018